5 เช็กลิสต์ในใบสั่งซื้อ ช่วย SME คุมต้นทุน ปิดรอยรั่วงบบานปลาย

• 2026-09-21
• เศรษฐกิจ
• กองบรรณาธิการ

การบริหารต้นทุนเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ โดยเฉพาะกับผู้ประกอบการ SME ที่เงินสดหมุนเวียนมีจำกัด ปัญหางบบานปลายหรือค่าใช้จ่ายที่ควบคุมไม่ได้มักไม่ได้มาจากการลงทุนในโปรเจกต์ใหญ่เพียงอย่างเดียว แต่ส่วนใหญ่เกิดจากกระบวนการจัดซื้อที่ขาดการควบคุมอย่างรัดกุม การเปลี่ยนใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) จากเอกสารจดรายการสั่งของให้กลายเป็นเครื่องมือควบคุมงบประมาณและบริหารความเสี่ยง จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยรักษาเงินสดของบริษัทไว้ได้

ตรวจงบก่อนออก PO

สิ่งแรกที่ต้องระบุให้ชัดเจนก่อนที่ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างและส่งออกไป คือการสั่งซื้อครั้งนี้จะไปตัดงบประมาณของแผนกใด โครงการไหน หรือเพื่อการผลิตสินค้ารอบใด เพราะสิ่งที่มักพบคือพนักงานสั่งซื้อของตามความต้องการหน้างานโดยไม่ได้ตรวจสอบว่าแผนกของตนเองใช้งบประมาณรายเดือนหรือรายปีเกินกำหนดไปแล้วหรือยัง ดังนั้นในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อจึงควรบังคับให้ระบุรหัสศูนย์ต้นทุน (Cost Center) เสมอ และควรตั้งกฎเกณฑ์ว่าหากยอดสั่งซื้อทำให้งบประมาณเกิน ใบสั่งซื้อนั้นจะต้องถูกระงับหรือต้องผ่านการอนุมัติพิเศษจากผู้บริหาร เพื่อป้องกันปัญหางบบานปลายโดยไม่ทันตั้งตัว

ล็อกราคาสุทธิ ปิดค่าใช้จ่ายแอบแฝง

หลายครั้งที่ตกลงราคาสินค้ากันไว้เรียบร้อย แต่เมื่อสินค้ามาส่งพร้อมใบแจ้งหนี้กลับมีค่าใช้จ่ายอื่นเพิ่มขึ้น เช่น ค่าขนส่ง ค่าธรรมเนียมการยกของลง หรือค่าติดตั้ง วิธีแก้ไขคือต้องระบุเงื่อนไขลงในหมายเหตุของ PO อย่างชัดเจนว่าราคารวมสุทธินี้ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าธรรมเนียมอื่น ๆ ทั้งหมดแล้ว บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธการชำระเงินในส่วนที่อยู่นอกเหนือจากที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อฉบับนี้

ระบุสเปก กันสต็อกจม

การระบุรายละเอียดสินค้าใน PO ต้องทำอย่างรอบคอบและละเอียดที่สุด ห้ามใช้คำกว้าง ๆ เด็ดขาด และต้องสั่งซื้อเฉพาะจำนวนที่ผ่านการคำนวณแล้วว่าพอดีกับการใช้งานจริงหรือรอบการผลิต การสั่งซื้อแบบเผื่อเหลือเผื่อขาดหรือสั่งปริมาณมากเพื่อให้ได้ส่วนลดหรือถึงเกณฑ์ขั้นต่ำของผู้ขาย ทำให้เงินสดของธุรกิจไปจมอยู่กับสินค้าคงคลังที่ระบายไม่ออก กลายเป็นสต็อกตาย ซึ่งมีต้นทุนแฝงทั้งค่าพื้นที่จัดเก็บ ค่าเสื่อมสภาพ และความเสี่ยงที่สินค้าจะหมดอายุ จึงควรนำหลักการประเมินจุดสั่งซื้อที่เหมาะสมมาใช้ โดยกำหนดให้แผนกจัดซื้อแนบเหตุผลหรือยอดคงเหลือในคลังสินค้าประกอบการเปิด PO เสมอ เพื่อให้ผู้อนุมัติเห็นว่าการสั่งซื้อจำนวนเท่านี้สมเหตุสมผลและจะไม่กลายเป็นภาระในการจัดเก็บ

ต่อรองเครดิตเทอม ใส่ค่าปรับล่าช้า

ในธุรกิจหลายรายมักยอมรับเงื่อนไขการจ่ายเงินสดทันทีหรือจ่ายเงินล่วงหน้า จนบางครั้งเกิดปัญหาส่งสินค้าล่าช้า จึงควรกำหนดเครดิตเทอมลงในใบสั่งซื้อ เช่น 30 วัน หรือ 60 วัน เพื่อให้บริษัทมีเวลาแปลงสินค้านั้นให้เป็นรายได้ก่อนที่จะต้องจ่ายเงิน นอกจากนี้ควรระบุวันที่กำหนดส่งมอบให้ชัดเจน พร้อมใส่เงื่อนไขค่าปรับกรณีส่งมอบล่าช้าลงในใบสั่งซื้อ เช่น ปรับ 0.1% ถึง 0.2% ของมูลค่าสินค้าที่ส่งล่าช้าต่อวัน เพื่อกดดันให้ผู้ขายส่งของตรงเวลาและใช้เป็นข้อตกลงชดเชยค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ

คุมอำนาจอนุมัติ แยกหน้าที่ชัด

ใบสั่งซื้อทุกใบก่อนที่จะส่งถึงมือคู่ค้า ต้องผ่านการตรวจสอบและลงนามอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามโครงสร้างที่บริษัทกำหนดไว้เสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับหลักการควบคุมภายในที่ดี ปัญหาที่มักพบในธุรกิจขนาดเล็กคือการปล่อยปละละเลยให้พนักงานคนเดียวทำหน้าที่ตั้งแต่ขอซื้อ ทำใบสั่งซื้อ ตรวจรับของ และส่งเรื่องเบิกเงิน ซึ่งเป็นช่องโหว่ที่เปิดโอกาสให้เกิดการทุจริตคอร์รัปชัน

การวางระบบใบสั่งซื้อที่ได้มาตรฐานจะช่วยควบคุมต้นทุนและบริหารกระแสเงินสดของกิจการ อีกทั้งยังเป็นการสร้างระบบบัญชีที่ดี เพราะการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การปิดงบการเงินและจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น สำหรับผู้ประกอบการที่ยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยประเมินค่าใช้จ่ายหรือให้คำปรึกษาด้านภาษี สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001